donderdag 15 september 2016

Evenementenlocatie kiezen? Doe je niet zomaar!

Evenementenlocatie kiezen? Doe je niet zomaar!

Bij het uitkiezen de juiste evenementenlocatie uitkiezen komt een boel kijken. Kortom: een evenementenlocatie kiezen doe je niet zomaar! Goed onderzoek zorgt voor de allerbeste keuzes! Maar hoe maak je dan zo een juiste keuze? Door goed onderzoek naar een aantal factoren en facetten. In deze blog vertel ik je alles over waar je allemaal aan moet denken bij het uitkiezen van jouw gedroomde evenementenlocatie. 

De locatie

Kies de locatie die past bij alle wensen en vragen van je bezoekers en potentiĆ«le gasten. Hoe komen zij bijvoorbeeld naar je evenement. Gaan zij met de auto of kiezen ze toch liever voor het openbaar vervoer? Of willen ze misschien zelfs op de fiets komen? 

Daarnaast moet je rekening houden met randinvloeden. Wanneer en bijvoorbeeld een bepaalt evenement of festiviteit aan de gang is in de stad is de kans groot dat mensen de evenementenlocatie slechter kunnen bereiken en hierdoor een deel van je evenement missen. Dat kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn. Zorg er dus voor dat de timing van je evenement klopt. 

Prijsafspraken

Hoe saai het ook klinkt. Goede prijsafspraken kunnen bijdragen aan het succes van je evenement. Moet je bijvoorbeeld extra betalen wanneer je evenement uitloopt, wat zit er allemaal bij de prijs inbegrepen? Wanneer je bijvoorbeeld gebruik wilt maken van bepaalde facetten, zijn deze dan bij de prijs inbegrepen of moet je extra betalen voor de beamer en wat kost dat dan? Wanneer er uiteindelijk toch iets meer gasten blijken te komen, kun je deze dan alsnog toegang geven tot je evenement of moet je hiervoor extra betalen en dit ruim van te voren aangeven. Hoeveel extra kosten de drankjes en de hapjes en is er een speciale catering aanwezig?

Dieetwensen

Het is goed mogelijk dat er mensen op je evenement afkomen met een bepaalde geloofsovertuiging wat eten betreft. Zijn er bijvoorbeeld mensen die geen varkensvlees mogen, vegatariers, lactosevrije eters, glutenvrije eters of veganisten? geef dit dan van te voren aan bij de evenementenlocatie. Dit kan zorgen voor een stuk minde kopzorgen. Een goede congreslocatie draait hier zijn hand trouwens niet voor om en komt altijd met een waardig alternatief. 

Controle en uitnodigingen

Houd tijdens het organiseren van je evenement contact met zowel de organisatie van je evenement als de gasten. Zorg dat beide partijen op de hoogte zijn van alle ontwikkelingen, zodat het hele traject aanvoelt als samenwerking en niet als een 'one man show'. Wanneer je een goede agile samenwerking organiseert zul je zien dat je evenement een stuk succesvoller wordt en er minder last minute problemen ontstaan. 

Geen opmerkingen:

Een reactie posten